Cambiar de gestoría: cómo se hace y qué no puede pasar

Los tres miedos, uno por uno

«Mi gestor me conoce desde hace veinte años.» El vínculo es real, pero el servicio también se mide: si los plazos se cumplen justos, si nadie te avisa antes de un pago, si nunca has visto una previsión — eso no lo compensa la antigüedad.

«¿Y si en el traspaso se pierde algo y me llega un incumplimiento?» Es el miedo razonable, y se neutraliza revisando qué está presentado antes de cerrar el cambio, no después.

«Da pereza.» La parte que da pereza —la conversación incómoda— no la tienes que hacer tú: la comunicación es entre gestorías.

Qué puedes exigir

Tu documentación es tuya. Al terminar la relación puedes reclamar:

• Libros de facturas emitidas y recibidas y registros de IVA.
• Las declaraciones presentadas de los últimos ejercicios no prescritos, con sus justificantes.
• La contabilidad completa y, en el caso de sociedades, cuentas anuales y libros oficiales.
• Documentación laboral: contratos, nóminas, seguros sociales, altas y bajas.
• Los certificados digitales y la retirada de la representación ante la Agencia Tributaria y la Seguridad Social.

Retener documentación como forma de presión no es una práctica admisible. Si hay facturas pendientes de pago, eso se resuelve por su vía, no reteniendo tus papeles.

El orden correcto del cambio

1. Revisar qué está al día: qué modelos se han presentado, cuáles vencen pronto y si hay algo pendiente de corregir. Este paso va primero, siempre.
2. Comunicar el fin de los servicios a la gestoría actual.
3. Solicitar la documentación y los certificados.
4. Revocar las representaciones ante Hacienda y Seguridad Social y dar de alta las nuevas.
5. Importar el histórico y comprobar que los saldos cuadran con lo declarado.

¿Cuándo es el mejor momento?

El cambio se puede hacer cualquier mes, pero hay momentos más cómodos: justo después de presentar un trimestre deja tres meses limpios por delante, y el cierre del ejercicio permite que la contabilidad completa de un año entero la lleve un solo despacho. Lo que conviene evitar es cambiar en plena víspera de un vencimiento.

Dicho esto: esperar «al momento ideal» es la razón número uno por la que la gente sigue años en una gestoría que no le sirve. Ningún mes es perfecto.

Lo que no debería pasar

• Que te quedes sin saber qué está presentado y qué no.
• Que un plazo se caiga entre las dos gestorías porque cada una pensaba que lo llevaba la otra.
• Que te entreguen la documentación en un formato inservible o incompleto.
• Que el histórico contable se pierda y tu nueva contabilidad empiece de cero — con lo que eso implica para bases imponibles negativas pendientes o amortizaciones en curso.

Cómo lo hace Taxfii

Tú nos das un email: el de quien lleva ahora tus papeles. A partir de ahí contactamos nosotros, comunicamos el fin de los servicios y reclamamos formalmente la documentación y los certificados. Importamos tu contabilidad de los años que haga falta comprobando que cada dato cuadra, y desde el primer día tu calendario fiscal queda bajo vigilancia: qué está presentado, qué vence y qué queda pendiente del traspaso. Todo el proceso lo ves avanzar paso a paso en tu panel.